Privacybeleid Ernica Mediation & Coaching

Voor het laatst bijgewerkt op 17-12-2025

Bij Ernica Mediation & Coaching hechten we veel waarde aan jouw privacy. Dit privacybeleid beschrijft hoe we jouw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in verband met onze website ernica.nl en onze diensten op het gebied van mediation en coaching. Als je het niet eens bent met dit beleid, raden we aan onze website of diensten niet te gebruiken. We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Wijzigingen publiceren we op deze pagina en bij belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail. Lees dit beleid regelmatig door om op de hoogte te blijven.

Samenvatting

• We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor onze mediation- en coachingdiensten, zoals contactgegevens en, indien relevant, informatie over persoonlijke omstandigheden.
• We gebruiken je gegevens om onze diensten te leveren, te communiceren en onze website te verbeteren.
• Gevoelige gegevens worden extra beveiligd, bijvoorbeeld met encryptie.
• Je hebt rechten, zoals toegang tot je gegevens of het recht op verwijdering.
• Vragen? Neem contact op via info@ernica.nl.

1. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen de volgende gegevens:

• Persoonlijke en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en postadres, bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt of je aanmeldt voor onze diensten.
• Gegevens over mediation of coaching: informatie over je persoonlijke omstandigheden, conflicten of doelen, die je deelt tijdens sessies of via formulieren. Dit kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn, zoals gegevens over gezondheid of familieomstandigheden.
• Financiële gegevens: betalingsinformatie wanneer je onze diensten betaalt.
• Communicatiegegevens: kopieën van onze correspondentie (bijv. e-mails, contactformulieren) en notities van gesprekken.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en apparaatinformatie, voornamelijk voor beveiliging en website-analyse. We anonimiseren deze gegevens waar mogelijk.
• Gegevens van derden: informatie van sociale mediakanalen als je via deze kanalen met ons communiceert.

NB: We verzamelen geen kopieën van identiteitsbewijzen, tenzij dit wettelijk verplicht is (bijv. voor antiwitwaswetgeving).

2. Waarom en hoe gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens alleen voor specifieke doelen en met een wettelijke basis, zoals een overeenkomst, jouw toestemming, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang:

Doel	Gegevens	Waarom?	Rechtsgrond
Registratie en dienstverlening	Naam, contactgegevens, financiële gegevens, gegevens over mediation/coaching	Om je als klant te registreren, overeenkomsten op te stellen, betalingen te verwerken en trajecten uit te voeren.	Uitvoering van een overeenkomst
Communicatie	Contactgegevens, communicatiegegevens	Om je vragen, verzoeken of klachten te beantwoorden en je te informeren over onze diensten of wijzigingen in ons beleid.	Uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang (klantbeheer)
Verbetering van diensten	Geanonimiseerde technische gegevens, feedback	Om onze website en diensten te analyseren en te verbeteren.	Gerechtvaardigd belang (dienstoptimalisatie)
Marketing	Contactgegevens	Om je nieuwsbrieven of aanbiedingen te sturen, alleen met jouw expliciete toestemming.	Toestemming
Wettelijke verplichtingen	Persoonlijke, financiële en transactiegegevens	Om te voldoen aan fiscale, juridische of regelgevende verplichtingen.	Wettelijke verplichting
Fraudepreventie	Persoonlijke, financiële en technische gegevens	Om frauduleuze transacties of activiteiten te detecteren en te voorkomen.	Wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (beveiliging)

Bijzondere persoonsgegevens: gevoelige informatie, zoals gegevens over je gezondheid of persoonlijke omstandigheden, verwerken we alleen met jouw expliciete toestemming en uitsluitend voor het leveren van mediation- of coachingdiensten. We combineren soms gegevens om onze diensten te verbeteren, maar anonimiseren deze waar mogelijk zodat je niet identificeerbaar bent.

3. Marketingcommunicatie

We sturen je alleen marketingberichten (zoals nieuwsbrieven) als je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. Je kunt je op elk moment afmelden via de “uitschrijven”-link in onze e-mails, of via een e-mail naar info@ernica.nl. Afmeldingen worden direct verwerkt.

4. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze diensten of wettelijk verplicht is. Dit zijn:

• Betalingsproviders: Mollie en MoneyMonk voor het verwerken van betalingen.
• IT-dienstverleners: voor websitehosting, e-maildiensten en klantbeheer (met verwerkersovereenkomsten).
• Professionele adviseurs: accountants of advocaten voor boekhouding of juridisch advies.
• Overheidsinstanties: alleen indien wettelijk verplicht, zoals bij een gerechtelijk bevel.

Gegevens die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, worden beschermd door EU-modelcontracten of andere waarborgen (AVG art. 46). We sluiten verwerkersovereenkomsten met alle derden die jouw gegevens verwerken.

5. Hoe beschermen we je gegevens?

• Onze website gebruikt HTTPS voor versleutelde gegevensoverdracht.
• Gevoelige gegevens, zoals notities over mediation of coaching, worden versleuteld opgeslagen en alleen toegankelijk voor bevoegd personeel.
• We voeren regelmatige beveiligingscontroles uit.
• Derden die jouw gegevens verwerken, moeten voldoen aan onze beveiligingseisen via verwerkersovereenkomsten.
• Bij een datalek melden we dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), zoals vereist door de AVG.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Factuurgegevens: 7 jaar, conform fiscale wetgeving.
• Gegevens over mediation/coaching: 2 jaar na afronding van het traject, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.
• Communicatiegegevens: maximaal 2 jaar, tenzij nodig voor lopende zaken.
• Technische gegevens: geanonimiseerd na analyse of maximaal 1 jaar bewaard.

Na deze termijnen worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistische doelen.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: vraag een kopie van je gegevens op.
• Correctie: laat onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren.
• Verwijdering: vraag om verwijdering van je gegevens (in bepaalde gevallen).
• Beperking: vraag om beperking van de verwerking van je gegevens.
• Gegevensoverdracht: ontvang je gegevens in een gestructureerd formaat.
• Bezwaar: maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Afmelden voor marketing: stop marketingcommunicatie op elk moment.

Neem contact op via onderstaande gegevens om je rechten uit te oefenen. We behandelen verzoeken binnen een maand. Als je niet tevreden bent, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens:
E-mail: info@ernica.nl

Voor inzageverzoeken vragen we je naam, e-mailadres en een korte beschrijving van de gewenste gegevens. In uitzonderlijke gevallen kunnen we om aanvullende verificatie vragen.

8. Cookies

We gebruiken cookies om onze website te verbeteren:

• Noodzakelijke cookies: voor basisfuncties, zoals navigatie en beveiliging.
• Prestatiecookies: om anonieme statistieken te verzamelen over websitegebruik (bijv. via Google Analytics).

We plaatsen geen advertentiecookies of trackingcookies zonder jouw toestemming. Via onze cookiebanner kun je je voorkeuren instellen. Je kunt cookies ook beheren via je browserinstellingen, maar dit kan de functionaliteit van de website beperken. Meer informatie over cookies vind je op www.youronlinechoices.com.

9. Vragen of klachten

Heb je vragen over dit beleid of wil je je rechten uitoefenen? Neem contact op via info@ernica.nl. We lossen eventuele problemen graag op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.